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工作中電子郵件要注意哪些技巧和禮儀

添加時間:2019-11-25 17:41:57
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     互聯(lián)網(wǎng)時代,工作中更是處處受著互聯(lián)網(wǎng)的影響。現(xiàn)在工作一般都會用電子郵件,所以在職場的人必須知道該怎么發(fā)郵件,學(xué)習(xí)發(fā)電子郵件的禮儀,電子郵件的禮儀首先便是懂得替他人節(jié)約時間。

  那么,在這里,我們一起來探討一下職場中需要用到的郵件禮儀。

  關(guān)于主題

  主題者,提綱挈領(lǐng),簡明扼要

  ①在填寫主題時,要注意,標(biāo)題要簡短扼要,不要讓主題出現(xiàn)“關(guān)于......”這種以省略號標(biāo)志的簡略主題,同時注意規(guī)避附件主題如:“附件1...”

  ②在回復(fù)對方的郵件的時候,根據(jù)實(shí)際的內(nèi)容作出相應(yīng)的調(diào)整,比如刪除多余的Re:Re:這樣的重復(fù)標(biāo)題

  工作中電子郵件要注意哪些技巧和禮儀

  關(guān)于頭尾

  ①關(guān)于稱呼:對于收件人的稱呼,要注意拿捏尺度,如果對方有職務(wù),可以稱呼對方為“X職務(wù)”,如趙總、李部這樣,不清楚的可拿捏親疏男女而稱呼。

  ②開篇語一般都以例如“您好”這樣打頭,結(jié)尾附上“誠祝:工作愉快,一切順利!”這樣,畢竟禮多人不多。

  關(guān)于正文

  ①正文要簡明扼要,行文通順,如果正文內(nèi)容過多,可正文摘要說明,然后單獨(dú)附件詳細(xì)描述,一定要有摘要,一個只有附件沒有摘要說明的郵件,會讓對方對你大大的減分。

  ②正文要避免錯別字,這是最基本的禮儀,郵件發(fā)送前要仔細(xì)閱讀檢查一遍。

  ③正文書寫同使用編輯文檔一樣,合理使用郵件中自帶的表格和格式很有必要,比如對重點(diǎn)內(nèi)容的合理加粗標(biāo)記,要使整體效果顯得簡潔大方,重點(diǎn)突出。

  關(guān)于附件

  ①附件要合理命名,方便對方使用

  ②正文中一定要對附件有所摘要說明,附件的整理要有章可循

  ③如果附件較多,要打包后再發(fā)送,方便他人,方便自己

  ④尊重對方習(xí)慣,依據(jù)對方的習(xí)慣來選擇合適的附件格式與內(nèi)容

  關(guān)于簽名

  ①郵件中應(yīng)合理使用簽名,向?qū)Ψ浇榻B你的相關(guān)信息

  ②簽名信息應(yīng)包括姓名,公司,職務(wù),電話,傳真,地址等信息,注意簽名信息不要過多

  ③簽名文字格式應(yīng)與正文相匹配

  ④簽名應(yīng)針對對公,對私,對親疏遠(yuǎn)近不同而區(qū)別設(shè)置。

  關(guān)于發(fā)送

  區(qū)分發(fā)送,抄送和密送

  ①發(fā)送代表需要對方答復(fù),抄送需啊喲對方知情,可以不必回復(fù),密送表示私人發(fā)送,其他收件人不知。

  ②對于郵件中的收件人,一定要根據(jù)不同的部門和職級進(jìn)行排列。

  ③只發(fā)給需要這份郵件的人,不要浪費(fèi)他人時間。

  關(guān)于回復(fù)

  ①重要事件要即時簡要回復(fù),對于暫時無法答復(fù)的,可以說明情況,聲明反饋時間的安排。

  ②來回回復(fù)的次數(shù)不要多,多次溝通無果建議放棄郵件溝通。

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